Senin, 06 Agustus 2012

Baik, pada artikel kali ini saya akan menjelaskan tentang cara membuat surat yang jumlahnya lumayan besar dengan kata lain (Mail Merge). Sering kita temui surat yang jumlahnya banyak yaitu pada pembuatan surat undangan, misalnya (surat undangan manten, surat proposal, undangan donatur, dsb.). Dari begitu banyaknya surat undangan yang akan kita sebar dengan Nama dan Alamat yang berbeda-beda, maka diperlukan teknik pembuatan surat yang lebih cepat, yaitu dengan memanfaatkan Menu yang sudah ada pada Ms. Word ialah Mail Merge.

Untuk membuat Mail Merge, terlebih dahulu kita sudah memformat suratnya di Ms. Word. Selanjutnya kita menginputkan nama-nama undangan pada Ms. Excel, sebenarnya bisa menggunakan Ms. Acces atau menggunakan record yang ada di Ms. Word sendiri. Namun pada artikel kali ini saya akan menggunakan Ms. Excel. Okey langsung saja kita lihat rinciannya berikut:



Langkah pertama:

Membuat surat di Ms. Word. Misalnya:

Kepada yang terhormat
Bapak/Ibu (Dikosongkan untuk tempat nama)
di-
    (Dikosongkan sebagai tempat alamat)


Langkah kedua:
Menginput nama-nama orang yang akan diundang di Ms. Excel, seperti pada contoh berikut:


Kemudian disimpan, misalnya dengan nama DATA. Setelah itu kita panggil file DATA dari Ms. Word, lihat langkah ketiga.

Langkah ketiga:
Buka Dokumen Word (Surat) yang sudah dibuat. Kemudian klik Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard seperti pada gambar berikut:
 




 





Selanjutnya anda lihat disamping kanan pada area Ms. Word, maka akan muncul jendela Mail Merge seperti pada gambar, klik Next, klik Next, klik Next, berturut-turut gambarnya seperti berikut:
  



















Seperti pada gambar ketiga tersebut klik Browse…
Kemudian muncul jendela seperti berikut:

















Pilih Sheet1 seperti pada gambar diatas kemudian klik Ok. 
Setelah itu akan muncul seperti berikut:
















Pada tampilan diatas kita sudah dapat mengetahui bahwa data-data yang ada dalam Ms. Excel sudah dapat terkoneksi dan berhasil ditampilkan di Ms. Word, maka langkah selanjutnya klik Ok.

Kemudian kita kembali masuk ke Menu Mailings, masukkan Field Nama dan Alamat persis seperti gambar berikut:















Untuk mengetahui hasilnya kita dapat mengklik tombol Preview Results






 dan hasilnya seperti berikut:







 

Oke kita sudah berhasil membuat Mail Merge, selanjutnya kita tinggal mencetak. Untuk cara mencetaknya anda tinggal klik Finish & Merge > Print Documents…









Masih dalam Menu Mailings, klik Finish & Merge > Print Documents…

Oke sampai disini dulu penjelasan mengenai pembuatan Surat Massal (Mail Merge), bila dirasa kurang jelas silahkan tinggalkan komentar Anda.

Semoga bermanfaat!.

Reaksi:

0 komentar:

Poskan Komentar